تأكيد حضور الفرح: إزاي تعرف مين جاي من لينك واحد

أصعب سؤال قبل الفرح مش القاعة ولا الفستان، هو «هييجي كام واحد؟». القاعة عايزة رقم، والبوفيه عايز رقم، والكراسي عايزة رقم. خدمة المعازيم في لمّتنا بتخليك تبعت لينك دعوة واحد لكل الناس على الواتساب، وكل معزوم يأكد حضوره باسمه، وانت تشوف الأرقام بتتجمع قدامك أول بأول.

الفكرة بسيطة: انت بتكتب كشف المعازيم مرة واحدة في لوحة المتابعة، اسم كل ضيف ورقمه لو حابب، وعدد المرافقين المسموح له. ممكن تكتب الأسامي بإيدك، أو ترفع ملف جهات اتصال من الموبايل، أو ملف إكسل محفوظ بصيغة CSV فيه الأسامي والأرقام. بعد كده بتبعت نفس لينك الدعوة في جروب العيلة وجروب الشغل وجروب الأصحاب، من غير ما تعمل لينك مختلف لكل واحد.

لما المعزوم يفتح اللينك ويضغط تأكيد الحضور، بيكتب أول حرفين من اسمه، فتطلعله أسامي قليلة بالاسم الأول وأول حرف من اسم العيلة بس، عشان محدش يشوف كشف المعازيم كله. بيختار اسمه، ويقول جاي ولا معتذر، وكام واحد معاه في حدود العدد اللي انت حددته، ولو عندك اختيار أكل بيختار وجبة لكل فرد. ولو اعتذر يقدر يسيب رسالة صغيرة ليكم.

الاسم بيرتبط بأول موبايل رد بيه، فلو حد تاني حاول يرد بنفس الاسم من موبايل تاني مش هيعرف، وهيظهرله إنه يكلّمك على الواتساب. ولو حصل لخبطة، زي إن واحدة من العيلة ردت باسم جوزها بالغلط، انت من لوحة المتابعة تقدر تفك ربط الموبايل بالاسم، فيرجع الاسم متاح يتأكد من جديد.

في لوحة المتابعة بتشوف كل حاجة في مكان واحد: عدد المؤكدين، وعدد المرافقين، والمعتذرين، واللي لسه مردّوش. ولكل واحد لسه مردش وعنده رقم، فيه زرار يفتح الواتساب برسالة تذكير جاهزة فيها اللينك. ولو حطيت آخر ميعاد للرد، الردود بتتقفل بعده، فتقفل العدد مع القاعة وانت مطمن، وأي حد عايز يغيّر بعد كده بيكلّمك انت.

وقبل الفرح بيوم أو اتنين بتنزّل الكشف كله كملف بيفتح على إكسل: الأسامي، والرد، وعدد المرافقين، والوجبات، والملاحظات، وتبعته لمنظم الحفلة أو لمسؤول البوفيه. وفيه كمان ملخص للمطبخ بعدد كل وجبة وإجمالي الكراسي المطلوبة، عشان الأكل والترابيزات يتحسبوا صح.

ويوم الفرح نفسه، كل ضيف أكد بيكون معاه «تذكرة دخول» بكود QR خاص بيه، واللي على الباب يفتح «شاشة الاستقبال» ويصوّرها، أو يدوّر بالاسم ويعلّم إنه وصل، فتعرف مين حضر فعلًا ومين ما جاش. وكمان تقدر تبعت لينك لأهل العريس ولينك لأهل العروسة لنفس الدعوة، وتشوف عداد المؤكدين والمعتذرين واللي مردّوش والعدد المتوقع لكل ناحية لوحدها وللإجمالي. ده بيفرق جدًا في الأفراح الكبيرة اللي فيها أكتر من ٣٠٠ معزوم، وفي القاعات اللي بتحاسب على العدد.

السعر واضح: خدمة المعازيم بـ٧٤٩ ج.م للمناسبة كلها مهما كان عدد المعازيم، من غير اشتراك ومن غير سعر للضيف. ولو كنت دفعت الدعوة العادية قبل كده، تقدر ترقّيها لخدمة المعازيم بفرق ٣٥٠ ج.م بس. وتقدر تعمل الدعوة كاملة وتجرّبها مجانًا قبل ما تدفع أي حاجة، والصفحة بتفضل مفتوحة من غير مدة محددة.

ولو فرحكم صغير وكل اللي محتاجينه لينك شيك فيه الميعاد واللوكيشن، الدعوة العادية من غير خدمة المعازيم كفاية، وتقدر تضيف الخدمة بعدين لو احتجتها. المهم تختار اللي يناسب حجم فرحك.

ونصيحة عملية من أفراح كتير: ابعت الدعوة قبل الفرح بأسبوعين لـ٣ أسابيع، وحط آخر ميعاد للرد قبل الفرح بأسبوع، عشان يبقى عندك وقت تكلّم القاعة والبوفيه بالعدد النهائي. وقبل آخر ميعاد بيومين ابعت تذكير للي لسه مردّوش من نفس اللوحة. وخلّي حد واحد من العيلة مسؤول عن المتابعة، بدل ما كل واحد يسأل في الجروب «مين جاي؟».